Sistem Informasi Manajemen Arsip Surat

SIMAS adalah aplikasi berbasis web yang dirancang untuk mendigitalisasi dan mengelola administrasi surat-menyurat di instansi, organisasi, atau perusahaan secara efisien. Aplikasi ini mempermudah pencatatan, penyimpanan berkas digital, hingga proses disposisi surat secara terstruktur.

Fitur Utama

1. Dashboard Informatif: Menampilkan statistik cepat jumlah surat masuk, surat keluar, dan disposisi serta akses cepat ke fungsi utama.

2. Manajemen Surat Masuk:

   • Pencatatan detail surat (nomor, asal, perihal, tanggal).

   • Unggah berkas digital (PDF/Gambar).

   • Fitur pencarian dan pengurutan data secara real-time.

3. Manajemen Surat Keluar:

   • Pengarsipan surat yang dikeluarkan instansi.

   • Penyimpanan salinan digital untuk referensi di masa mendatang.

4. Sistem Disposisi:

   • Fitur untuk pimpinan memberikan instruksi lanjutan pada surat masuk ke unit/bagian terkait.

   • Pelacakan status sifat surat (Biasa, Penting, Segera).

5. Manajemen Pengguna (Multi-level Access):

   • Admin: Akses penuh ke sistem termasuk pengelolaan akun pengguna.

   • Petugas: Mengelola input dan arsip surat.

   • Pimpinan: Melihat arsip dan memberikan instruksi disposisi.

6. Pratinjau Berkas (Live Preview): Fitur untuk melihat dokumen yang diunggah langsung di dalam aplikasi tanpa perlu mengunduhnya terlebih dahulu.

Teknologi yang Digunakan

• Bahasa Pemrograman: PHP 8.x

• Database: MySQL/MariaDB

• Framework CSS: Tailwind CSS (untuk antarmuka yang modern dan responsif)

• Iconography: Font Awesome 6

• Keamanan: Enkripsi password dengan password_hash() dan proteksi session untuk setiap halaman.

Struktur Database

Aplikasi ini bekerja dengan 4 tabel utama:

• users: Menyimpan data akun dan hak akses.

• surat_masuk: Menyimpan metadata dan nama file surat yang masuk.

• surat_keluar: Menyimpan metadata surat yang dikirim.

• disposisi: Menghubungkan instruksi pimpinan dengan surat masuk terkait.

Cara Instalasi

1. Clone atau unduh source code aplikasi.

2. Impor file database_simas.sql ke MySQL Anda melalui phpMyAdmin.

3. Sesuaikan konfigurasi database pada file config/koneksi.php.

4. Jalankan melalui server lokal (XAMPP/Laragon) dan akses melalui browser.

Dibuat untuk mempermudah administrasi perkantoran menjadi lebih rapi, cepat, dan paperless.